Tips para facilitar un Open Space Remoto

Los eventos comunitarios de las comunidades ágiles suelen usar un formato muy particular para algunos de sus eventos, en un formato muy interesante llamado “Open Space”. El formato nace de la necesidad de buscar generar conocimiento colectivo por medio de conversaciones en sesiones cortas y con gran valor para los participantes, a este formato de evento se le conoce como una “Metodologías de Inteligencia Colectiva”, donde se valora más las conversaciones que las presentaciones. No hay una agenda predefinida, es armada por los participantes el mismo día del evento, convocados por un tema o una pregunta en específico. Todas las personas son bienvenidas a aportar y el objetivo es obtener las mejores respuestas por medio de la participación de un grupo diverso y multidisciplinario en sesiones con un Time box definido. Al observar el gran valor que genera este formato me nació la necesidad de experimentarlo e intentar llevar acabo un open space remoto con colaboradores en diferentes ubicaciones geográficas, con la meta de generar conocimiento colectivo por medio de diferentes perfiles y roles de la organización con el fin de compartir aprendizajes. Quiero compartir una pequeña guía de cómo se realizó este experimento para poder replicarlo.

ANTES DE

Lo primero que se debe realizar es la conformación del equipo organizador, personas que quieran liderar la iniciativa y volver una realidad el espacio, la organización requiere varios esfuerzos por lo que es necesario varias manos para realizarlas. Después de conformar el equipo base se procede a realizar el plan de trabajo, donde se busquen todas las actividades importantes, donde se hablen temas de espacios, recursos, fechas, duración, temáticas y demás. Es importante buscar el apoyo de la organización, para tener impulso por el área de comunicaciones de la organización. Posteriormente se realiza la convocatoria a toda la organización para que las personas que lo deseen llenen un formulario con preguntas o temas que le gustaría hablar en el evento, con el fin de proponer temas que les gustaría aprender en el espacio, así centralizar la información y buscar la temática que convoque el Open Space. También se pueden identificar posibles facilitadores y compartir las preguntas realizadas para invitar a facilitar un espacio respecto a la información recolectada. En de vital importancia enviar varias veces recordatorios del evento, para generar expectativas y que las personas vayan separando el tiempo en la agenda. Un par de días anteriores a la dinámica, se envía la invitación formal a todos los colaboradores de la organización donde se especifique la URL de la video llamada, que será el medio donde se construiría el Marketplace (Agenda del evento). Definir cuantas salas y URLs de cada sala, para que los participantes puedan acceder a las sesiones, es muy relativo ya que no sabremos cuantas personas puedan participar de la dinámica, por lo que recomiendo limitar a un par de espacios. Es importante encargar un guardián por sala que ayude a garantizar que el facilitador tenga todo listo para facilitar la sesión. Por ultimo definir el facilitador de la dinámica para la construcción del Marketplace.

 DURANTE

El facilitador da la bienvenida al espacio y agradece al equipo organizador por hacer el evento una realidad. Inicia la sesión explicando en que consiste el formato del Open Space, recordando los principios, valores y ley, para que todos los participantes tengan un entendimiento compartido de lo que se va a realizar y como es la mecánica de la actividad. Para la realización del tablero utilice la herramienta realtimeboard, donde la idea es presentar en pantalla la construcción de la agenda.  Para la postulación de las sesiones se dio un time box donde los participantes utilizando la herramienta etherpad, ingresaban la propuesta de sesión siguiendo el siguiente formato: Numero consecutivo. Nombre del Tema -> Nombre del Facilitador

1. Management 3.0 -> Giovanny Cifuentes

Posteriormente respecto al orden de las postulaciones, cada participante durante 1 minuto, propone 1 tema y finalizado la explicación de la actividad se agregaba en el campo de las salas que estaba disponible. Una vez esta completado el Marketplace, se envía un mail a toda la organización con la agenda de las sesiones y el link para acceder a las salas de cada sesión. Cada guardián vela porque la sesión se realice contactando previamente al facilitador, además de controlar el tiempo de las sesiones y grabar el espacio para después compartir con las personas que lo deseen.

DESPUÉS DE

Los organizadores realizan una pequeña conversación sobre lo que fue el evento, se buscan propuestas de mejora para el siguiente. También puede crear un formulario para que los participantes entreguen su Feedback del espacio y den recomendaciones para mejorarlo. Me parece que la dinámica muy importante para hacer trasferencia de conocimiento entre colaboradores de una organización y puede impulsar la colaboración entre los mismos. Datos del experimento

• Duración 4 horas
• Participación de más de 100 colaboradores durante el espacio
• Participación promedio de 13 personas por sesión.
• 15 sesiones (Metodológicas, técnicas y gerencia les)

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